Glöm slitna papperssamtycken som ni samlar in och sen låter ligga och samla damm i någon bokhylla på ert kansli. När var senast ni faktiskt tittade i era samtyckeslappar innan ni la upp en bild på er hemsida eller delade den på sociala medier? Troligtvis kommer ni inte ihåg det. Det beror ju på att du inte alltid sitter bredvid pärmen på kansliet när du delar bilder på facebook. Det finns ett mycket enklare sätt att hantera dina samtycken och följa GDPR
Men vi har ju redan samtycken på papper
Vi känner till att vissa idrottsklubbar och företag samlar sina samtycken genom den gamla papper och penna-metoden. Men att samla in samtycken är bara en del av kakan. Att faktiskt använda dem och att man faktiskt följer GDPR, är en betydligt mer komplex del.
Är samtycket giltigt?
Vilken information gav ni till personen på pappersavtalet? Vi har noterat att det finns en hel del samtyckesavtal i pappersform som inte nämner att personen har rätt att avskriva sig från samtycket när som helst. Det betyder att de samtycken ni samlat in alltså inte är giltiga i enlighet med GDPR om ni inte har nämnt detta innan. Läs vad Datainspektionen säger.
Hur ofta händer det att ni i er förening tar ner pärmen från bokhyllan och granskar ett specifikt individuellt samtycke?
Om ni inte kollar detta, eller bara gör det ibland - hur kan ni då vara säkra på att ni har ett giltigt samtycke från alla individer ni ska publicera en bild på? Chanserna finns att ni tar en stor risk varje gång ni ska publicera något, om detta är fallet.
Det finns ett bättre sätt att hantera dina samtycken och följa GDPR
De flesta av våra kunder, allt från små ideella organisationer och idrottsklubbar till små och stora företag, använder Konsento så här:
Det första de gör är att skapa ett konto. Första samtycket är gratis och efter det kostar det 9 euro / i månaden för att hantera 1000 samtycken..
Sedan skapar de avtal och söker samtycke för de. De flesta väljer en av våra GDPR-mallar och lägger efter det till specifika delar för deras egen organisation. Det kan vara i princip vad som helst från nyhetsbrevsprenumeration till samtycken relaterade till produkt-kommunikation och marknadsföring.
Ett avtal är en text med olika checkrutor som individen kan kryssa i. Här är ett exempel: Är det okej att publicera bilder på dig på?
- Sociala medier
- Vår hemsida
Med det här sättet kan du kombinera både ditt medlemskapsavtal och samla samtycken för användning och exponering av personlig information, i ett och samma dokument. Detta gör samtycken enklare både för er som förening och för era medlemmar.
Varje avtal har sin egen hemsida där ni kan samla era samtycken. Du kan anpassa allt i erat samtyckesformulär, som exempelvis bakgrundsbild, lägga till er logga, ändra texten, ni kan till och med ändra texten på era acceptera och avvisa-knappar.
(exemplet ovan visar bara en liten del av avtalstexten)
När du har ett avtal på plats så är det dags att samla in samtycken
Vissa kunder lägger till en länk i deras samtyckesformulär på deras hemsida, vissa använder vår Konsento samtyckes-knapp i deras medlemsansökningsformulär, andra skapar sin egna lösning genom att använda vårat avancerade API.
Det snabbaste sättet att komma igång på är att ladda upp en fil med namn och email från individerna som du vill ha ett samtycke från, och sedan låta Konsento skicka ut en samtyckesinbjudan via mail från ditt egna domännamn. Du kan sjävklart anpassa texten i mailet.
Samtyckesrapport - du ser direkt vem som har samtyckt till vad
Som administratör kan du enkelt se vem som givit sitt samtycke när du använder vårt rapportverktyg. Nästa gång du ska uppdatera er hemsida och era sociala medier med nya bilder behöver du bara skriva in namnen på personerna som är med i bilden i rapportverktyget, och du kommer se om du får publicera bilden eller inte.
Ja, det är faktiskt så enkelt.
Lämna de dammiga bokhyllorna och sluta riskera dyra böter.
Samla in ditt första samtycke gratis - idag!